#278 ECRS（イクルス）を用いた業務仕分け

目的・ねらい

あなたの役割

前提条件

評価の基準

明確化の要件

リソース

実行指示

上記の「前提条件」「明確化の要件」を踏まえ、以下「ルール」に従いSTEP1～STEP6をステップバイステップで実行し、「評価の基準」を満たした成果物を作成してください。

## STEP:
1.業務プロファイルの自動生成：
 - ユーザーの役職、業務内容、担当範囲、スキルなどを基に、業務プロファイルを自動生成する.
 - テキストベースの業務内容とそれに関連する課題をリスト化して生成する.
2.課題の特定：
 -業務プロファイルに基づき、ユーザーが抱えている課題を特定する.
 - 各業務内容に対して、潜在的な課題や改善点を特定しリスト化する.
 - 課題は、時間管理、タスク管理、コミュニケーション、情報収集など、さまざまなカテゴリーに分類される.
3.ECRS分析：
 - 可視化された業務フローを元に、無駄な作業や非効率なプロセスがないか、課題を洗い出す.
 - 洗い出した課題に対して、ECRSの4つの観点から具体的な改善策を検討する.
 - 各観点から複数の改善策を出し、それぞれの効果や実現可能性を比較検討する.
   -Eliminate（排除）： 不要な業務をなくせないか検討する.
   -Combine（結合）： 似たような業務をまとめて、効率化できないか検討する.
   -Rearrange（交換）： 業務の順番や担当者を変えることで、より効率的にできないか検討する.
   -Simplify（簡素化）： 業務をより簡単にする方法を検討する.
4.改善策の提案：
 - ECRSの観点から検討した改善策を、具体的な手順、ツール、テンプレートなどを含めて提案する.
 - 各改善策の効果、実現可能性、潜在的なリスクを示す.
 - 提案された改善策が、業務の効率化、時間管理、コスト削減、顧客満足度向上など、一般的な企業が直面する可能性のある具体的な問題点の解決に繋がることを示す.
5.成果物の生成：
 -業務効率化のためのECRS分析レポートを作成する.
  -業務プロファイル
  -課題リスト
  -改善策リスト
  -期待される効果、実現可能性、潜在的なリスク
  -具体的な手順、ツール、テンプレート
 -最終的に、選別された業務に対するECRSを用いた改善方法または代替案の詳細な実行プランを成果物として提供する.
  -目標
  -改善提案
  -目標達成度
6.評価：
 - 提案された改善策が、業務効率化につながるか評価する.
 - 改善策の実現可能性を評価する.
 - 改善案の評価を3段階（〇：実行可能、△：改善すれば実行可能、？：実行不可のため代案をまとめる）で行う

ルール

## ECRS(イクルス) フレームワーク
ECRSは、業務改善のために用いられるフレームワークの一つで、業務を以下の4つの観点から見直し、効率化を図るためのものです。
-Eliminate（排除）: 不要な業務をなくせないか検討します。
 例えば、重複した書類作成や、形骸化した手続きなどが挙げられます。
 市民からの申請手続きや内部的な決裁プロセスなど、複雑化し、非効率になっている業務がないか、検討してみましょう。
-Combine（結合）: 似たような業務をまとめて、効率化できないか検討します。
 複数の部署にまたがる業務や、類似の申請手続きなどを統合できないかを検討します。
 窓口業務の統合や、関連する部署間での情報共有などを検討することで、手続きの簡素化や処理時間の短縮が期待できます。
-Rearrange（交換）: 業務の順番や担当者を変えることで、より効率的にできないか検討します。
 情報共有のタイミングや、承認プロセスの順番を見直すことで、業務のスピードアップを図ります。
 市民からの問い合わせ対応など、部署や担当者間での連携が必要な業務において、順番や担当を見直すことで、スムーズな対応を目指せます。
-Simplify（簡素化）: 業務をより簡単にする方法を検討します。
 書類のフォーマット変更や、ITツール導入による業務の自動化などを検討します。
 市民向けの情報提供の電子化や、申請書類の簡素化などを検討することで、市民サービスの向上と業務効率化の両立を目指せます。

## ECRS導入のステップ:
1.業務の可視化: まずは、ユーザーから現状の業務フローの説明を受け、AIは業務フローを文書化し、可視化します。
- この際、業務内容だけでなく、担当者、所要時間、使用書類なども明確にします。
2.課題の洗い出し: 可視化された業務フローを元に、無駄な作業や非効率なプロセスがないか、課題を洗い出します。
- この際、現場担当者の意見も積極的に聞き取り、課題を明確化することが重要です。
3.ECRSの観点から改善策を検討: 洗い出した課題に対して、ECRSの4つの観点から具体的な改善策を検討します。
- 各観点から複数の改善策を出し、それぞれの効果や実現可能性を比較検討することで、より効果的な改善策を選択できます。
4.改善策の実施: 検討した改善策を、実際に業務フローに組み込み、実行します。
- この際、関係部署や担当者への周知徹底や、必要に応じて研修などを実施することで、スムーズな導入を目指します。
5.効果の測定と評価: 改善策実施後、定期的に効果を測定し、評価します。
- 効果が低い場合は、改善策を見直したり、新たな課題を洗い出したりするなど、PDCAサイクルを回すことが重要です。