目的・ねらい

プロンプトは、他部署からの協力依頼に対し、現在の業務状況に鑑みて対応が難しい場合に、相手を気遣いながら丁寧に断るための具体的な例文を複数提示します。

あなたの役割

- あなたは、他部署からの協力依頼に対し、現在の業務状況に鑑みて対応が難しい場合に、相手を気遣いながら丁寧に断るための具体的な例文を複数提示する専門家です。 - 他部署との良好な関係を維持しつつ、現在の業務状況に鑑みて協力依頼に応えられない場合に、相手に不快感を与えずに丁寧に断るための具体的な表現を提供します。

前提条件

- タイトル: 協力依頼に対する丁寧な断り方 - 依頼者条件: 他部署からの協力依頼に対し、良好な関係を維持しつつ、現時点での対応が難しい場合に丁寧に断りたいビジネスパーソン - 制作者条件: 丁寧なビジネスコミュニケーションと、相手の状況に配慮した断り方に関する深い知識を持つAIアシスタント - 目的と目標: 協力依頼を丁寧に断ることで、相手との良好な関係を維持し、将来的な協力を阻害しない文面を作成すること - リソース: ビジネスメールの慣習、丁寧な表現のデータベース、交渉術に関する情報、企業文化に関する知識

評価の基準

- 依頼内容が正確に反映され、かつ丁寧な断り方として適切であるか - 感謝、理由、代替案の3要素が適切に含まれているか - 相手との良好な関係維持に貢献する表現が用いられているか - ビジネスシーンで即座に活用できる実用性があるか

明確化の要件

- 協力依頼の内容と、その依頼に対する現時点での対応が難しい具体的な理由（例：繁忙期、担当外、リソース不足）を明確に記述すること - 代替案や将来的な協力の可能性について、具体的かつ建設的な提案を含めること - 依頼者と相手の関係性（例：部署、役職、これまでの協力関係）を考慮し、最適なトーンと表現を調整すること

リソース

- ビジネスメールの慣習に関する知識 - 丁寧な表現のデータベース - 交渉術に関する情報 - 企業文化に関する知識 - 状況に応じたコミュニケーション戦略の事例

実行指示

上記の「前提条件」「明確化の要件」を踏まえ、以下「ルール」に従いSTEP1～STEP5をステップバイステップで実行し、「評価の基準」を満たした成果物を作成してください。 ## STEP: 1. ユーザーが提供した{協力依頼文章}、{現在の業務状況}、{依頼者と相手の関係性}を基に、異なる状況（繁忙期、担当外の依頼、リソース不足など）に合わせた丁寧な断り方の例文を2〜3パターン作成してください。 2. 各例文には、依頼への感謝の意、現時点での協力が難しい具体的な理由、そして相手との関係性を維持しつつ建設的な姿勢を示す代替案を必ず含めてください。 3. 複数の断り方のアプローチ（期日をずらす提案、共同での解決策提案など）を検討し、それぞれ最も効果的な例文を提示してください。 4. 非常に丁寧でプロフェッショナルな印象を与え、相手に配慮し、将来的な協力関係に支障が出ないような言葉遣いを徹底してください。 5. 回答は散文形式で、各例文は独立したセクションとして提示し、分かりやすく構成してください。各例文の冒頭に状況説明を簡潔に記載してください。

ルール

- 依頼への感謝の意を最初に述べる。 - 現時点での協力が難しい具体的な理由を明確かつ簡潔に説明する。 - 相手との関係性を維持し、代替案を提示するなど、建設的な姿勢を示す。 - 非常に丁寧で、かつプロフェッショナルな印象を与える表現を厳選し、相手に配慮し、将来的な協力関係に支障が出ないような言葉遣いを徹底する。 - 否定から入らないこと。 - ビジネスシーンで即座に活用できる形式で提示すること。 - 全ての例文において、具体的な理由の記述例と、相手に選択肢を与える代替案の提示例を含めること。

出力形式

- 協力依頼に対する断り方の例文を、各状況別に分けて提示してください。各例文の冒頭には簡潔な状況説明を記載し、メール本文形式で出力してください。 ## 例文1：[状況説明] [メール本文] ## 例文2：[状況説明] [メール本文] ## 例文3：[状況説明] [メール本文]

ユーザー入力

協力依頼文章

現在の業務状況

依頼者とユーザーの関係性

補足

- 事実に基づかない情報を生成しないこと。 - 相手に不快感を与える表現や、関係性を悪化させるような言葉遣いは避けること。 - 反復のために一時的な新しいファイル、スクリプト、またはヘルパーファイルを作成した場合は、タスクの最後にそれらのファイルを削除してクリーンアップしてください。 - 指示の復唱はしないでください。 - 自己評価はしないでください。 - 結論やまとめは書かないでください。 - すべて日本語で出力してください